)
Fleet Masterclass: het mobiliteitsbudget in de praktijk
Hoe zet je het mobiliteitsbudget om van theorie naar concrete praktijk? Dat was precies het doel van de Fleet Masterclasses die Van Mossel Westlease onlangs organiseerde. Dat die Masterclasses nodig waren, bleek duidelijk uit het grote aantal vragen dat bij werkgevers nog leeft.
- Gepubliceerd op
- Laatst bijgewerkt op
De Fleet Masterclasses zijn opgevat als interactieve sessies rond concrete vraagstukken waarmee fleetmanagers worden geconfronteerd. Het principe bestaat erin zowel ervaren fleetmanagers als professionals samen te brengen die deze verantwoordelijkheid pas recent hebben opgenomen of hun mobiliteitsbeleid nog moeten structureren.
“We proberen mensen samen te brengen die actief zijn in fleet. Er zijn beginnende fleetmanagers die zich afvragen waar ze moeten beginnen, maar ook mensen met veel ervaring die hun aanpak willen aftoetsen en willen nagaan of hun regels nog altijd de juiste zijn”, legt Gregory Vanassche van Van Mossel Westlease uit.
De thema’s worden aangepast aan de actualiteit en aan de behoeften op het terrein: TCO, elektrificatie van wagenparken, laden, car policy… en voortaan ook het mobiliteitsbudget. “De kennis zit bij ons en ik vind dat we ook de verantwoordelijkheid hebben om die te delen met onze fleetmanagers. Tegelijk is het voor hen een kans om ervaringen met elkaar uit te wisselen.”
Die aanpak beantwoordt aan een realiteit: de fleetmanager houdt zich al lang niet meer alleen met auto’s bezig. “Het mobiliteitsbudget komt bovenop de car policy. Onze corebusiness zijn auto’s, maar daaromheen zijn er laadoplossingen, het mobiliteitsbudget en een hele reeks regels die moeten worden vastgelegd.”
)
Het mobiliteitsbudget: nog veel vragen blijven open
De sessie over het mobiliteitsbudget bevestigde dat bedrijven zich in zeer verschillende stadia bevinden. Sommige hebben het systeem al ingevoerd, terwijl andere zich er nog maar net in verdiepen.
Katrien Wouters van Sisu Group behoort tot de eerste groep. “Wij hebben het mobiliteitsbudget al ingevoerd in ons bedrijf, maar we zijn daarbij op heel wat vragen gestoten, onder meer door de evolutie van de wetgeving.”
Ook het woon-werkverkeer riep vragen op. “We hebben veel antwoorden gekregen, al vertrekken we zoals zo vaak ook met nieuwe vragen. Het is een zeer complex onderwerp.”
Bij E5 Fashion is de denkoefening nog volop aan de gang. Yana Slachmuylders, Rewards Coordinator, was vooral op zoek naar concrete pistes om tot actie over te gaan. “We bekijken nog hoe we dit allemaal zullen implementeren. Het was dus een zeer interessante aanvulling op wat we al wisten, vooral wat betreft de concrete aanpak.”
Een andere gevoelige kwestie is hoe je medewerkers ervan overtuigt om voor het mobiliteitsbudget te kiezen, terwijl je er tegelijk voor zorgt dat het systeem financieel neutraal blijft voor de onderneming. “We wilden onder meer weten hoe we het mobiliteitsbudget aantrekkelijk kunnen maken voor onze medewerkers, terwijl we tegelijk kostenneutraal blijven. Daar hebben we zeker antwoorden op gekregen.”
Voor Charlotte Jansen, HR Business Partner bij Viabuild, ligt de uitdaging nu in het vertalen van de regels naar een duurzaam beleid. “Ik heb vooral geleerd welke verschillende berekeningsmethodes er zijn en hoe we pijler 2 van het mobiliteitsbudget op een interessante manier kunnen inzetten. De vraag die overblijft, is hoe we dit op lange termijn operationeel kunnen maken en hoe het systeem verder zal evolueren.”
Ook Dimitri De Rooze van D³ Consult kwam vooral voor concrete antwoorden. “Ik wilde onder meer weten wat de mogelijkheden zijn, bijvoorbeeld of het mogelijk is om een deel van het budget in cash te laten uitbetalen of hoe je rekening houdt met prijsverschillen tussen laadpalen.”
)
TCO en car policy als vertrekpunt
Voor bedrijven die nog moeten starten, ligt de grootste uitdaging vaak nog vóór de implementatie. Stijn Devriendt, Mobility Advisor bij Olympus Mobility, benadrukt het belang van een goede voorbereiding.
“Voor we bij Olympus met een klant aan de slag gaan, vragen we om na te denken over wat hij met het mobiliteitsbudget wil doen. Je moet onder meer een policy definiëren en kijken naar de TCO, de Total Cost of Ownership, van elke auto. Dat vormt de basis voor de berekening van het mobiliteitsbudget.”
Zodra die stap is gezet, kan de implementatie grotendeels worden gedigitaliseerd. Olympus Mobility biedt onder meer een platform voor HR en fleetmanagers, evenals een applicatie waarmee medewerkers hun mobiliteitsuitgaven kunnen beheren.
“Ons doel is om HR zoveel mogelijk te ontlasten van administratie en medewerkers in staat te stellen hun uitgaven binnen pijler 2 eenvoudig te regelen. We willen als het ware vanuit de app een one-stopshop creëren.”
Toch hebben bedrijven nog heel wat vragen over de voorbereiding: hoe bereken je de TCO correct? Wat moet een policy bevatten? Welke regels pas je toe op de verschillende categorieën medewerkers?
“Hoe duidelijker de regels, hoe minder discussies”
Voor Van Mossel Westlease gaat begeleiding dan ook verder dan alleen het aanbieden van een technische oplossing. Het begint met bedrijven te helpen om hun kader te bepalen.
“We kunnen fleetmanagers helpen bij het definiëren van hun car policy, hun TCO-berekening en hun aanpak van het mobiliteitsbudget”, legt Gregory Vanassche uit. “Ook daar kan onze expertise van pas komen.”
Een van de doelstellingen is vermijden dat het mobiliteitsbudget aanleiding geeft tot voortdurende discussies met medewerkers. “Het is net zoals bij fleetmanagement in het algemeen: hoe duidelijker de regels, hoe minder discussies er achteraf aan tafel zullen zijn. Je moet bestuurders duidelijke verwachtingen en een helder kader meegeven.”
De gesprekken tijdens de Masterclass tonen in elk geval aan dat het onderwerp de fase van nieuwsgierigheid voorbij is en nu volop wordt voorbereid. “We merken dat bedrijven zich echt beginnen voor te bereiden. We krijgen enorm veel vragen van ondernemingen die het mobiliteitsbudget nu willen invoeren”, stelt Stijn Devriendt vast.
En precies dat is de bedoeling van deze Fleet Masterclasses: fleetprofessionals een platform bieden om de nieuwe regels te begrijpen, hun ervaringen en aanpak te vergelijken en vooral met concrete pistes naar huis te gaan om ze in de praktijk toe te passen.
Kon je niet deelnemen aan onze Fleet Masterclass? Heb je vragen over het mobiliteitsbudget? Neem dan gerust contact op met onze experts van Van Mossel Westlease!