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Fleet Masterclass : le budget mobilité passe à la pratique
Comment passer de la théorie à la mise en œuvre concrète du budget mobilité ? C’était précisément l’objectif des Fleet Masterclass organisées récemment par Van Mossel Westlease. Manifestement, ces Masterclass étaient bien nécessaires, tant les questions sont encore nombreuses chez les employeurs.
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Les Fleet Masterclass sont conçues comme des sessions d’échange autour de problématiques concrètes auxquelles les gestionnaires de flotte sont confrontés. Le principe est de réunir à la fois des fleet managers expérimentés et des professionnels qui viennent de prendre cette responsabilité ou qui doivent encore structurer leur politique de mobilité.
« Nous essayons de rassembler des personnes qui travaillent dans le domaine de la flotte. Il y a des fleet managers débutants qui se demandent par où commencer, mais aussi des personnes qui ont beaucoup d’expérience et qui viennent confronter leurs pratiques et vérifier si leurs règles sont toujours les bonnes », explique Gregory Vanassche de Van Mossel Westlease.
Les thèmes abordés évoluent au fil de l’actualité et des besoins du terrain : TCO, électrification des flottes, recharge, car policy… et désormais budget mobilité. « La connaissance se trouve chez nous et je pense que nous avons aussi une responsabilité de la partager avec nos fleet managers. C’est également l’occasion pour eux d’échanger entre eux. »
Cette approche répond à une réalité : le fleet manager ne se limite plus à gérer des voitures. « Le budget mobilité est quelque chose qui vient s’ajouter à la car policy. Notre métier, ce sont les voitures, mais autour de celles-ci, il y a la recharge, le budget mobilité et toute une série de règles à définir. »
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Le budget mobilité : de nombreuses questions restent ouvertes
La session consacrée au budget mobilité a confirmé que les entreprises sont à des stades très différents. Certaines l’ont déjà mis en place, d’autres commencent seulement à se pencher sur le sujet.
Katrien Wouters, de Sisu Group, fait partie des premières. « Nous avons déjà déployé le budget mobilité dans notre entreprise, mais nous nous sommes heurtés à toute une série de questions, notamment avec l’évolution de la législation. »
Les déplacements domicile-travail faisaient notamment partie de ses interrogations. « Nous avons obtenu beaucoup de réponses, même si, comme souvent, nous repartons aussi avec de nouvelles questions. C’est un sujet très complexe. »
Chez E5 Fashion, la réflexion est encore en cours. Yana Slachmuylders, Rewards Coordinator, cherchait surtout des pistes concrètes pour passer à l’action. « Nous sommes encore en train de voir comment nous allons mettre tout cela en place. C’était donc un complément très intéressant à ce que nous savions déjà, notamment sur la manière de l’aborder concrètement. »
Une autre question est particulièrement sensible : comment convaincre les collaborateurs d’opter pour le budget mobilité tout en veillant à ce que le système reste neutre financièrement pour l’entreprise ? « Nous avons notamment cherché à savoir comment rendre le budget mobilité attractif pour notre population, tout en restant neutres en termes de coûts. Nous avons certainement obtenu des réponses. »
Pour Charlotte Jansen, HR Business Partner chez Viabuild, l’enjeu est désormais de transformer les règles en une politique durable. « J’ai surtout appris quelles étaient les différentes méthodes de calcul et comment utiliser le pilier 2 du budget mobilité de manière intéressante. La question qui reste est de savoir comment rendre tout cela opérationnel sur le long terme et comment le système va continuer à évoluer. »
Dimitri De Rooze, de D³ Consult, était lui aussi venu chercher des réponses très concrètes. « J’ai notamment voulu savoir quelles étaient les possibilités, par exemple s’il était possible de récupérer une partie du budget en cash ou comment tenir compte des différences de prix entre les bornes de recharge. »
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Le TCO et la car policy comme point de départ
Pour les entreprises qui doivent encore démarrer, le principal défi se situe souvent en amont de l’implémentation. Stijn Devriendt, Mobility Advisor chez Olympus Mobility, insiste sur l’importance de la préparation.
« Avant de venir chez Olympus, nous demandons au client de réfléchir à ce qu’il veut faire avec le budget mobilité. Il faut notamment définir une policy et regarder les TCO, les Total Cost of Ownership, pour chaque voiture. C’est la base du calcul du budget mobilité. »
Une fois cette étape réalisée, la mise en œuvre peut être largement digitalisée. Olympus Mobility propose notamment une plateforme destinée aux RH et aux fleet managers, ainsi qu’une application permettant aux collaborateurs de gérer leurs dépenses de mobilité.
« Notre objectif est de décharger au maximum les RH de l’administration et de permettre aux collaborateurs de réaliser facilement leurs dépenses dans le pilier 2. Nous voulons en quelque sorte créer un one-stop shop à partir de l’application. »
Les questions des entreprises portent toutefois encore beaucoup sur la préparation : comment calculer correctement le TCO ? Que doit contenir la policy ? Quelles règles appliquer aux différentes catégories de collaborateurs ?
« Plus les règles sont claires, moins il y aura de discussions »
Pour Van Mossel Westlease, l’accompagnement ne consiste donc pas seulement à fournir une solution technique. Il commence par aider l’entreprise à définir son cadre.
« Nous pouvons aider les fleet managers à définir leur car policy, leur calcul de TCO et leur approche du budget mobilité. Nous avons cette connaissance en interne et nous voulons la partager », explique Gregory Vanassche.
L’objectif est notamment d’éviter que le budget mobilité ne devienne une source de discussions permanentes avec les collaborateurs. « C’est comme pour la gestion de flotte en général : plus les règles sont claires, moins il y aura de discussions à table par la suite. Il faut donner aux conducteurs des attentes claires et un cadre précis. »
Les échanges menés lors de la Masterclass montrent en tout cas que le sujet est désormais passé de la curiosité à la préparation concrète. « Nous constatons que les entreprises commencent réellement à se préparer. Nous recevons énormément de questions de sociétés qui veulent maintenant mettre le budget mobilité en place », constate Stijn Devriendt.
Et c’est précisément la vocation de ces Fleet Masterclass : donner aux professionnels de la flotte un espace pour comprendre les nouvelles règles, confronter leurs pratiques et surtout repartir avec des pistes concrètes pour les appliquer.
Vous n’avez pu assister à nos Fleet Masterclass ? Vous avez des questions concernant le budget mobilité ? N’hésitez pas à prendre contact dès maintenant avec nos experts de Van Mossel Westlease !