Werknemers met een oplaadbare hybride of elektrische auto van de zaak willen natuurlijk weten hoe het zit met de terugbetaling van de laadkosten. Als ze hun voertuig bij hen thuis aan de laadpaal koppelen, wordt dit gefactureerd via de eigen energieleverancier. De werkgever mag die kost vergoeden, op voorwaarde dat bepaalde fiscale regels worden gerespecteerd.

Tot voor kort gebeurde het terugbetalen op basis van een administratieve tolerantie. Intussen is de regeling structureel verankerd: bedrijven mogen zich blijven baseren op het CREG-tarief dat het gemiddelde elektriciteitsverbruik aan huis weerspiegelt.

Het principe: tarief per kWh, gepubliceerd door de CREG

Het systeem is eenvoudig: elk kwartaal publiceert de Commissie voor de Regulering van de Elektriciteit en het Gas (CREG) een richtprijs per kilowattuur (kWh), berekend op basis van het gemiddelde tarief dat Belgische gezinnen betalen.

Dat tarief geldt als maximum voor de belastingvrije terugbetaling: zolang het niet wordt overschreden, is de vergoeding niet belastbaar en niet onderworpen aan sociale bijdragen. Zo kunnen werkgevers hun medewerkers een terugbetaling volgens een forfaitaire formule toekennen zonder dat ze de persoonlijke energiefacturen van hun personeel hoeven te analyseren.

Bedragen verschillen per regio en per trimester

De bedragen verschillen per gewest. De CREG publiceert dan ook drie afzonderlijke tarieven, die elk kwartaal evolueren in functie van de energiemarkt. Werkgevers moeten dus het CREG-tarief toepassen dat overeenstemt met de betreffende periode.

Hieronder zie je hoe de tarieven per trimester evolueerden (waarden in €/kWh).

Hoe kan de werkgever de terugbetaling toepassen?

Wat dit betreft bestaan twee mogelijkheden:

1. 1.

   Terugbetaling op basis van werkelijke kosten: Als het laadpunt het exacte verbruik van de firmawagen registreert, kan de werkgever terugbetalen op basis van dat verbruik en het energietarief.

2. 2.

   Forfaitaire terugbetaling via het CREG-tarief: Zoals eerder aangehaald, maakt deze methode het mogelijk de werknemer terug te betalen zonder gedetailleerde bewijsstukken, maar wel op basis van het CREG-tarief dat elk kwartaal wordt gepubliceerd. Het totaal terug te betalen bedrag hangt af van het aantal kWh dat daadwerkelijk werd verbruikt. Zolang de laadpaal of meter het verbruik dat aan het bedrijfsvoertuig gekoppeld is, duidelijk onderscheidt, is het belastingvrije aspect en de niet-onderwerping aan sociale bijdragen van toepassing.

In beide gevallen moet de regeling worden vastgelegd in de car policy of een schriftelijke overeenkomst, om misverstanden te vermijden.

En als de laadpaal eigendom is van het bedrijf?

Als de werkgever besluit bij de werknemer thuis over te gaan tot de installatie van een laadpaal, dan blijft eerstgenoemde daar doorgaans de eigenaar van. Wordt het laadpunt daarentegen definitief overgedragen aan het personeelslid, dan kan dit als een belastbaar voordeel in natura worden beschouwd. Op de terugbetaling van de verbruikte elektriciteit heeft dit weliswaar geen invloed.

Sommige ondernemingen kiezen overigens voor slimme, geconnecteerde laadpalen, gekoppeld aan een beheersplatform. Zo kunnen ze het werkelijk verbruik opvolgen en de terugbetalingen automatisch laten verlopen.

Concreet voorbeeld

Een werknemer in Brussel laadt zijn firmawagen thuis op. De lader registreert in één maand een verbruik van 180 kWh. Toegepast op het CREG-tarief van het vierde kwartaal (€ 0,3356/kWh) bedraagt de terugbetaling:

180 × 0,3356 = € 60,41

Dat bedrag is fiscaal neutraal: het vormt geen voordeel in natura en leidt dus niet tot extra belasting.

Waarom dit kader belangrijk is

Tot nu toe zorgde het gebrek aan stabiele regels voor kopzorgen bij HR-afdelingen en fleetmanagers. Met de wisselende elektriciteitsprijzen, uiteenlopende meetmethodes en fiscale onzekerheden moest elke onderneming haar eigen systeem bedenken.

De structurele erkenning van het CREG-tarief brengt daar verandering in: ze garandeert gelijke behandeling van werknemers, juridische zekerheid voor werkgevers en budgettaire voorspelbaarheid voor beide partijen.

Samengevat

De terugbetaling van thuislaadkosten steunt voortaan op een helder en duurzaam systeem:

• een officieel trimestrieel tarief gepubliceerd door de CREG;

• verschillende bedragen per gewest;

• belastingvrije terugbetaling zolang het plafond wordt gerespecteerd;

• en een eenvoudige toepassing, via de laadpaal van de werknemer of een forfait.

Kortom, bestuurders van elektrische en plug-in hybride bedrijfswagens kunnen met een gerust hart hun auto thuis opladen: het fiscale kader volgt eindelijk het tempo van de energietransitie.